Guía definitiva para diseñar un programa de bienestar laboral
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Diseña tu programa de bienestar laboral con esta hoja de trabajo
Paso a paso para definir los alcances, objetivos y actividades para tu iniciativa.
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Dedica unos minutos a reflexionar sobre el concepto de bienestar.
¿Cómo se lo explicarías a otra persona? ¿Crees que ese concepto de bienestar es el mismo que tenías antes del 2020? Seguramente no es así.
Diseñar un programa de bienestar laboral siempre fue un reto. En algunos casos se optaba por el camino de la improvisación, agregando distintas actividades físicas y proveedores a gusto. En la minoría de los casos, se preparaban con un objetivo en particular.
Hoy en día es fácil encontrar información en Internet sobre cómo los programas de bienestar laboral ayudan a mejorar el clima laboral, la retención y atracción del talento; e incluso a mejorar la productividad.
Sin embargo, la realidad es que es fácil decirlo, pero muy complicado demostrar que el incremento a la productividad está relacionado con tu plan de bienestar. Y no se diga ahora en el contexto de la pandemia.
Por esa razón hemos creado esta guía con las mejores tácticas para desarrollar, desde cero, un programa de bienestar a la medida de tu empresa.
¿Para qué se utilizan los programas de bienestar laboral?
Algunas empresas optan por ofrecer beneficios generales por cumplimiento legal, mientras que otras los incorporan como parte de su filosofía empresarial y cultura de trabajo.
Lo que es una realidad, es que la gestión de estos beneficios para los empleados es un esfuerzo importante y costoso para los empleadores.
En algunos casos, los beneficios representan hasta el 40 por ciento o más de los costos totales de compensación.
La selección y el diseño de estos beneficios es clave ya que influyen en el presupuesto total de compensación y a la vez deben ser vistos como un valor añadido para los colaboradores.
Estos beneficios se pueden percibir incluso con mayor valor que la remuneración económica, lo cual favorece la atracción y retención de talento.
Pero ante todo, el programa de bienestar debe aportar a la consecución de los objetivos de negocio de la empresa.
Por ello es clave que se diseñe una estrategia completa, comprensible y, sobre todo, atractiva a ojos de tus colaboradores.
La importancia de los programas de bienestar para el manejo del estrés laboral
Enfrentar el estrés laboral suena complicado, pero se resuelve como cualquier otro problema: aceptando que se tiene.
De acuerdo a la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) el 71% de las empresas ofrecen el beneficio de bienestar más básico: proporcionar recursos e información.
Identificar el problema puede ser complicado, pero cifras sobre el estrés laboral documentadas por CareerBuilder, señalan como síntomas de estrés:
- La fatiga constante (29%)
- Insomnio (26%)
- Dolores y molestias (24%)
- Alta ansiedad (23%)
- Aumento de peso (18%)
El estrés ha estado presente siempre. Sin embargo, fue hasta mayo de 2019 que en México se reconoció formalmente la problemática y se comenzaron a diseñar normativas para solucionarlo.
De acuerdo con la OMS, México tiene un 75% de prevalencia de estrés en su fuerza laboral y se predijo que en 2020 sería la principal causa de baja laboral.
Todo lo anterior sin considerar lo que ya sabemos que sucedió en 2020: COVID-19.
¿Qué pasos seguir para diseñar un programa de bienestar laboral exitoso?
Desarrollar una estrategia que influya en el bienestar y la productividad de los colaboradores es un desafío.
Algo que debes resaltar desde un inicio es: estas iniciativas funcionan.
Los programas de bienestar suelen tener un impacto significativo en el bienestar físico y mental de los colaboradores, tanto dentro como fuera del trabajo.
Es más, este tipo de programas se necesita ahora más que nunca: las tasas de agotamiento en el lugar de trabajo están aumentando drásticamente y, dada la pandemia, todos están pasando por un momento más difícil.
Dada la importancia de esta iniciativa, es necesario seguir un proceso que no sólo contemple el presupuesto disponible, si no que también considere las necesidades actuales de la organización, la diversidad del capital humano y los objetivos que se quieren lograr a largo plazo.
Una empresa que aspira a ser líder del mercado no puede depender únicamente de un producto o servicio exitoso, tener un equipo de personas que se identifican con la filosofía y cultura laboral es lo que hace la diferencia.
Paso 1: Define los alcances del programa de bienestar
Para diseñar tu programa ya no es suficiente basarse en los aspectos tradicionales como: el tamaño de tu empresa, la ubicación, la industria, los convenios colectivos, entre otros.
Toma en cuenta que los programas de bienestar laboral no son estáticos. Deben evaluarse e iterar para adaptarse a la realidad laboral, la estrategia actual de la empresa y las necesidades de los colaboradores.
Factores como las nuevas generaciones, menor tiempo de permanencia en un puesto de trabajo, el surgimiento de esquemas híbridos de trabajo o 100% remotos son nuevas variables a considerar en tu planeación de beneficios.
El programa de bienestar como diferenciador
Es un cliché decir que los beneficios laborales ayudan a la atracción de talento.
Y aunque no hay mucha información al respecto de qué tanto pueden influir en el proceso de reclutamiento, lo que es importante es que tengas un benchmark de los beneficios que ofrece tu empresa y cómo se comparan con los competidores directos.
Tener todas estas variables consideradas te permitirá elaborar un panorama completo, alcances y objetivos claros para tu programa de bienestar.
Alcances de tu iniciativa, más allá de la productividad
Por un momento olvídate del clásico mejorar la productividad.
Asociar tu iniciativa de bienestar laboral a la mejora de la productividad será algo complicado de demostrar. Y esto porque frecuentemente la productividad se conceptualiza de forma lineal. En otras palabras: más en menor tiempo.
Mejor define como alcances algo asociado con la visión y cultura de la empresa. Como por ejemplo: reducir el porcentaje de rotación, manejar el estrés laboral, fomentar hábitos más saludables.
Utiliza el esquema SMART para redactar los objetivos
Este te ayudará a redactar objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y dentro de un tiempo determinado.
Ejemplo de objetivo: incrementar en 5 puntos porcentuales la calificación de promotores para el próximo trimestre.
Paso 2: Obtén aprobación de alto nivel
Involucrar a los principales interesados desde el primer momento en que haces la planeación de tu programa de bienestar es clave.
Por un lado, te ayudará a definir claramente el rol de las personas que estarán involucradas, el ritmo de trabajo y los flujos de aprobación que deberán seguir.
Recuerda, es importante que todas las personas comprendan la importancia de un programa de bienestar.
En algunos casos será necesario dedicar tiempo en educar no sólo sobre lo que se quiere hacer como iniciativas, si no también lo que se quiere lograr a largo plazo en la vida diaria de los empleados, así como el desempeño empresarial.
El éxito del programa de bienestar está relacionado directamente con la participación del equipo de liderazgo. Queremos que ellos no sólo den luz verde y lo aprueben, si no que participen activamente y transmitan a su equipo la importancia del programa.
¿Y el retorno de la inversión?
En algún momento del proceso de autorización de tu iniciativa de bienestar te preguntará cuál es el ROI.
Y aunque tener un beneficio financiero es un valor agregado, lo que debe estar presente siempre es el porqué de tener un programa de bienestar: la salud física y mental de la gente.
Paso 3: Involucra a tus colaboradores para diseñar el programa de bienestar
Este punto es clave para lograr una participación en las actividades del programa.
Toma en cuenta: tu iniciativa de bienestar depende de dos partes, la aprobación del equipo directivo y la participación del resto de colaboradores.
Involucra a tu equipo a través de encuestas y conversaciones informales.
El objetivo es descubrir cuál es la percepción actual del problema, lo que realmente aprecian y dónde necesitan más apoyo. Algunas preguntas guía son:
Preguntas de satisfacción
- ¿Cómo te sientes hoy con el trabajo?
- ¿Recomendarías [organización] a tus amigos?
- ¿Te emociona venir a trabajar?
Preguntas de pertenencia
- ¿Encuentras significativo tu trabajo para [organización]?
- ¿Te inspiran la visión y los valores de [organización]?
- ¿La cultura de [organización] fomenta un ambiente de trabajo cómodo y de apoyo?
Preguntas sobre la problemática
- ¿Qué te gustaría ver en tu entorno laboral para minimizar el estrés laboral?
- ¿Qué estamos haciendo bien que te ayuda a gestionar tu estrés en el trabajo?
- ¿Qué podríamos hacer de manera diferente para ayudarte a reducir el estrés laboral?
Identificar a tus segmentos de colaboradores es clave.
Hoy en día valoramos más las experiencias personalizadas y en el ámbito laboral no es la excepción.
Cada colaborador y grupo de colaboradores tienen necesidades particulares. Considera aspectos demográficas, psicográficas y cualquier otro tipo de variable que te permita tener una visión más completa y diversificada de la problemática.
Paso 4: evalúa actividades, herramientas y tecnología
Ahora que tienes el apoyo del equipo directivo, el alcance de tu iniciativa, los objetivos y la opinión de tus colaboradores, es momento de evaluar qué tipo de actividades son más adecuadas para implementar.
Toma en cuenta que por cada grupo de colaboradores debe haber una o más actividades que resuelva sus problemática de acuerdo a sus necesidades.
Esta labor de segmentación y entendimiento de la problemática que realizaste en el paso 3 te ayudará a mejorar el nivel de participación en la iniciativa de bienestar laboral.
Ninguna plataforma o actividad de bienestar será una solución definitiva para la salud física y mental de los colaboradores.
Lograr el bienestar de su gente es un proceso continuo y las actividades que se incorporan dependerán del momento en que se encuentren como organización.
No sacrifiques la iniciativa completa por una actividad en particular.
Algunas ideas de actividades que puedes incorporar:
- Actividades recreativas que fomenten la comunicación
- Pláticas informativas sobre un tema
- Dinámicas semanales sobre wellness
- Sesiones de mindfulness
- Clases de yoga
- Desayunos fuera de la oficina
- Días temáticos
- Eventos y actividades para reír
- Programas de reconocimiento
- Snacks saludables
- Días de pausa
Ejemplos de actividades para tu programas de bienestar que cuestan poco o nada de dinero
¿Necesitas algunas ideas? Aquí tenemos actividades que puedes empezar hoy mismo sin la necesidad de invertir mucho dinero.
- Organiza un grupo de caminata Puede ser para caminar por la mañana, la hora de la comida o después del trabajo.
- Fomenta las reuniones de pie o caminando en lugar de sentarse en sus escritorios o en una sala de conferencias.
- Crea desafíos para ver quién puede lograr 10,000 pasos diarios.
- Comunica la importancia de tomarse un tiempo libre. Pueden ser 20 o 30 minutos al día.
- Fomenta la atención plena y la meditación realizando sesiones de meditación de 10 a 15 minutos.
- Organicen un club de lectura.
- Organiza videoconferencias mensuales con personas que no trabajan regularmente para conocerse.
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Qué indicadores debes medir para tu programa de bienestar laboral
No pierdas de vista el desempeño de tu iniciativa, especialmente durante los tres meses.
El rendimiento de tu programa y las métricas de participación son esenciales. Continúa con entrevistas informales con los colaboradores y realiza algunas encuestas de retroalimentación.
Asegúrate de pedirle su opinión a todos, nadie debería sentirse excluido. Los programas de bienestar pueden resultar contraproducentes cuando los colaboradores se sienten desconsiderados.
Algunas métricas clave:
- Niveles de participación de los colaboradores.
- Compromiso a lo largo del tiempo.
- Encuestas de satisfacción de cada una de las actividades.
- NPS de la organización.
- Mejora de hábitos y percepción de la problemática.
- Indicadores sobre días por enfermedad, absentismo, entre otros.
Después de tres meses revisa y evalúa los objetivos. ¿Cuánto han avanzado sobre la meta que definieron? ¿Las actividades que seleccionaron son las correctas para alcanzarlo? ¿Qué tanto están comunicando de forma clara sobre la problemática y el programa de bienestar?
Planes de bienestar laboral en el contexto de la pandemia
La pandemia de COVID-19 marcará un antes y después en lo que refiere a programas de beneficios para empleados.
No sólo por el hecho de que a todos nos tocó trabajar desde casa o por el surgimiento de esquemas híbridos.
La pandemia ha puesto los reflectores del impacto del trabajo en nuestra vida personal.
Para quienes tenían un tiempo de traslado de oficina a casa aproximado de 4 horas diarias, el trabajo remoto representa la oportunidad de demostrar su eficiencia. Sin embargo, su bienestar también se ha resentido.
Trabajar desde casa altera el sentido de rutina y horarios establecidos, afectando la dinámica familiar y personal de balance personal y laboral.
De acuerdo a investigaciones documentadas por la escuela de negocios MIT Sloan, la pandemia de covid ha desatado una epidemia de burn-out.
Y de acuerdo a un estudio realizado por Oracle y Workplace Intelligence, se identificó que el año 2020 fue el más estresante en la vida laboral.
Además de actuar proactivamente para la detección de problemas por estrés laboral, el MIT Sloan recomienda aplicar un modelo de tamiz para identificar sus desafíos culturales generales y diseñar sistemas integrales de apoyo para el estrés y la ansiedad que enfrentan los colaboradores.
La importancia de la salud mental
Nuestra salud mental determina la forma en que vivimos.
Cualquier alteración cambiará la forma en cómo pensamos, sentimos, actuamos, manejamos el estrés y nos relacionamos con otras personas.
Documentación sobre el impacto de la pandemia en la salud mental realizado por SilverCloud Health mostró que los síntomas de depresión se triplicaron del 8,5% antes de COVID-19 al 27,8% durante COVID-19.
El nuevo modelo: programas de wellness virtuales
Los líderes de recursos humanos deben reinventar sus iniciativas de bienestar.
El primer paso es una transición a un modelo de salud en línea apoyado más de clases virtuales de yoga, acondicionamiento físico, conferencias y ejercicios de atención plena para superar la barrera del trabajo remoto.
En un caso de estudio de Best Buy documentado en la revista Corporate Wellness Magazine, se muestra el ejemplo de cómo un gimnasio en oficina de 1,500 metros cuadrados quedó obsoleto por la pandemia.
Sin embargo, Best Buy creó una “zona de bienestar” en su página de Facebook para organizar clases diarias en vivo y clases grabadas para quienes prefirieran verlas on-demand.
Ahora te toca a ti
Los programas de bienestar laboral ya no serán lo mismo que antes.
Como responsable de recursos humanos, debes dar prioridad a los beneficios a largo plazo más que a los inmediatos. Integrar actividades a una iniciativa más estructurada, con alcances y objetivos claros.
El escenario de la pandemia es un reto que aún estamos navegando, sin embargo dio la oportunidad de reflexionar sobre el impacto del trabajo en nuestra vida personal, la importancia de la salud mental y el acceso a plataformas que nos permiten hacer iniciativas más escalables para llevar programas de bienestar para cada uno de los colaboradores y sus familias.
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